Les outils de communication essentiels à utiliser

Qu’est-ce qu’un outil de communication ?

Un outil de communication est un moyen permettant de transmettre des informations à une audience ciblée, dans le but de partager un message, une idée ou une consigne.

Dans un cadre professionnel, ces outils facilitent la collaboration, améliorent la productivité et renforcent la visibilité des entreprises.

Il existe plusieurs catégories d’outils de communication. Les applications sont notamment classées selon leur utilité : communication interne, communication externe, et selon leurs fonctionnalités: audio, vidéo, écrits, etc.

Qui est concerné par l’utilisation d’outils de communication ?

L’utilisation des outils de communication concerne le grand public, aussi bien dans la sphère privée que professionnelle.

Les particuliers s’en servent pour échanger avec leurs proches via les réseaux, les applications de messagerie ou les appels vidéo.

Les outils de communication interne

La communication interne efficace est essentielle au sein d’une entreprise pour assurer une bonne coordination, facile à mettre en place, entre les équipes. Le travail simultané et une transmission fluide des informations optimisent la productivité. Divers outils numériques facilitent les échanges et la collaboration entre les collaborateurs pour optimiser la stratégie de communication interne.

Les plateformes de messagerie d’équipe

Les outils de messagerie de groupe permettent des échanges en temps réel via des messages écrits (chats), des appels vidéo et des canaux dédiés.

Les outils de communication les plus utilisés par les équipes des différents projets et départements sont Microsoft Teams et Slack.

Les intranets et espaces collaboratifs

Les espaces collaboratifs centralisent les informations et permettent ainsi le partage des connaissances tout en facilitant la collaboration sur des fichiers communs.

Les outils intranets les plus utilisés en entreprise sont :

• SharePoint : pour la gestion de documents communs, la collaboration, le stockage cloud, et la gestion du flux de travail.
• Notion : le partage de notes, la gestion des bases de données et des projets, le partage des tableaux et la collaboration en équipe.
• Google Workspace : la gestion des emails, le stockage des fichiers et documents partagés, la visioconférence, la gestion des documents collaboratifs et des travaux d’équipe.

Les outils de gestion de tâches et projets

Les outils et plateformes numériques comme Trello, Jira et Asana permettent d’attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe, de suivre l’avancement des projets et d’améliorer l’organisation du travail en équipe.

Les solutions de partage de documents

Google Drive, OneDrive et Dropbox facilitent le stockage, le partage et l’accès aux fichiers, quel que soit l’endroit où se trouvent les collaborateurs. Ces services permettent de centraliser les documents, d’éviter les doublons, et d’assurer une synchronisation instantanée des modifications.
Ils favorisent ainsi une collaboration plus fluide, que ce soit pour coéditer un document en temps réel, partager des fichiers volumineux avec des partenaires externes, ou encore conserver un historique des versions pour suivre les évolutions d’un projet.

Les newsletters et bulletins internes

Les outils de sondage et feedback

Il est important de recueillir les avis des collaborateurs pour améliorer la gestion interne d’une entreprise. Les entreprises modernes utilisent des plateformes telles que Google Forms, Typeform et SurveyMonkey à cet effet.

Les applications de gestion RH

La gestion RH est un levier essentiel pour l’évolution et les activités d’une entreprise. Les responsables RH ont aujourd’hui accès à des outils de communication qui facilitent les tâches RH. Les outils les plus utilisés sont Lucca et Factorial. Ces applications automatisent la gestion des congés, des fiches de paie et du suivi des performances, contribuant ainsi à une meilleure organisation des ressources humaines.

Les outils de communication externe

L’utilisation des outils de communication externe est nécessaire pour permettre à l’entreprise de garder contact avec ses partenaires, clients et prospects. Les échanges avec les tiers sont primordiaux pour l’évolution de l’entreprise et la pérennité de ses activités. Il existe différents types d’outils de communication dédiés, pour optimiser ces interactions et améliorer la visibilité de l’entreprise.

Les sites web et blogs

A l’heure du numérique, la communication sur le web fait partie des incontournables pour les entreprises issues de tous les secteurs. Chaque entreprise doit notamment avoir son site internet professionnel, pour présenter, promouvoir et/ou vendre ses produits et services. Le site web professionnel permet aussi de communiquer efficacement avec les clients et les partenaires. WordPress, Wix et Shopify facilitent la création de sites web professionnels et de blogs pour partager du contenu, présenter des produits et optimiser le référencement au niveau des moteurs de recherche.

Les réseaux sociaux et plateformes publicitaires

Le réseau social constitue actuellement un canal de communication inévitable pour les entreprises. Facebook, Instagram et LinkedIn Ads permettent de toucher une audience ciblée, tandis que Google Ads améliore la visibilité via des campagnes payantes sur le moteur de recherche.

Les solutions d’emailing

Mailchimp, Brevo et ActiveCampaign proposent des outils puissants d’automatisation pour la gestion des campagnes d’e-mailing. Ils permettent de concevoir des parcours personnalisés en fonction du comportement des utilisateurs (clics, achats, ouverture d’e-mails), et d’envoyer automatiquement des messages ciblés au bon moment : relances, offres promotionnelles, messages de bienvenue, enquêtes de satisfaction, etc.

Les CRM pour la relation client

Les outils de communication comme Salesforce, HubSpot et Zoho CRM centralisent les interactions avec les clients et améliorent le suivi des prospects. Ces applications intègrent par ailleurs des fonctionnalités qui optimisent les stratégies commerciales.

Les outils de relations publiques et presse

La relation publique fait partie des branches clés de la communication externe d’une entreprise. D’une part, le responsable de la communication doit pouvoir diffuser aisément les informations destinées au grand public, tout en garantissant d’atteindre un maximum d’audience cible. D’autre part, il est important de mesurer l’impact de la campagne de communication.

Cision, Meltwater et PressKing permettent de gérer la diffusion de communiqués de presse et de suivre l’impact médiatique.

Les chatbots et assistants virtuels

L’usage des outils de communication est primordial pour garantir la qualité du service à la clientèle. Les entreprises modernes utilisent des outils numériques qui automatisent le service client et améliorent l’expérience utilisateur, grâce à la réponse instantanée. La mise en place de boîte à idées constitue aussi un moyen efficace pour assurer la qualité du service client.

Les outils de communication les plus utilisés pour optimiser le service client sont Drift, Intercom et ChatGPT.

Les solutions de SMS marketing

Des plateformes comme Twilio et SMSmode permettent aux entreprises d’envoyer des SMS en masse à plusieurs destinataires, que ce soit dans le cadre de campagnes marketing, de notifications instantanées ou de rappels personnalisés (livraison, rendez-vous, alertes de sécurité, etc.). Grâce à leur intégration possible avec les outils CRM ou les sites web, ces services offrent une grande réactivité et un taux de lecture très élevé.

Webinaires et événements en ligne

Les entreprises modernes s’appuient sur des outils comme Livestorm ou GoToWebinar pour organiser des conférences en ligne interactives. Ces plateformes permettent de présenter leurs produits ou services à distance, de dialoguer en direct avec les participants via des sondages ou des sessions de questions-réponses, et de capter l’attention d’un large public, même dispersé géographiquement.

Les outils de communication visuelle

La communication visuelle joue un rôle clé dans l’impact des campagnes publicitaires et promotionnelles. Des visuels attractifs permettent de capter l’attention, renforcer l’image de marque et maximiser l’engagement du public. Pour cela, plusieurs outils spécialisés offrent des fonctionnalités avancées adaptées aux besoins des entreprises et des créateurs de contenu.

Les logiciels de design graphique

Adobe Photoshop est la référence pour la retouche photo et la création de visuels professionnels grâce à ses fonctionnalités avancées.

Canva, plus accessible, est une plateforme conviviale offrant une large gamme de modèles personnalisables pour créer des infographies en quelques minutes. Son interface intuitive permet d’ajouter des icônes, des graphiques et des textes de manière fluide. L’utilisateur peut alors personnaliser le visuel selon les besoins et les objectifs définis.

Figma, quant à lui, est idéal pour le design d’interface utilisateur (UI) et la collaboration en simultané sur des projets web et mobiles.

Les outils de montage vidéo

Les spots audiovisuels sont des outils puissants pour capter l’attention du public et renforcer l’impact d’une campagne publicitaire. La combinaison d’images, de son et de narration permet de transmettre des messages de manière efficace et mémorable. Les professionnels de la communication publicitaire utilisent notamment les logiciels suivants :

• Adobe Premiere Pro : un logiciel de montage vidéo professionnel très performant, utilisé pour la production de films, de séries et de vidéos marketing (spots publicitaires, vidéos promotionnelles, etc.).
• CapCut : une application mobile simple et efficace pour éditer des vidéos rapidement. Cet outil est idéal pour les créateurs de contenu sur les réseaux en ligne.
• DaVinci Resolve : cet outil combine montage, correction colorimétrique et effets visuels dans une seule plateforme. Il est très prisé par les experts vidéo dans l’industrie cinématographique.

Les solutions d’animation et motion design

En combinant graphisme, mouvement et narration, l’animation et le motion design captent l’attention et transmettent un message de manière percutante.

• After Effects est un outil de référence pour les animations graphiques et les effets visuels. Ce logiciel permet de créer des vidéos dynamiques et engageantes.
• Vyond permet, pour sa part, de créer des vidéos animées professionnelles sans nécessiter de compétences techniques approfondies. Ce logiciel est particulièrement utile pour les formations ou la communication interne.
• LottieFiles propose des animations légères en JSON. Ces contenus conviennent spécialement pour les applications mobiles et les sites web. Le logiciel LottieFiles est compatible avec des outils de développement.

Les plateformes de création d’infographies

Les infographies facilitent la transmission d’informations complexes sous forme visuelle. Elles sont particulièrement utiles pour la communication externe et les présentations pédagogiques. Des plateformes comme Canva, Piktochart ou Venngage permettent de créer rapidement des visuels clairs et impactants. Ces outils de communication visuelle sont accessibles, souvent collaboratifs, et adaptés à un usage professionnel ou éducatif.

Les outils de présentation

Les outils de présentation permettent d’organiser des idées de manière structurée et visuelle, notamment lors de réunions, formations ou soutenances de projets. Au-delà du classique PowerPoint, des alternatives comme Google Slides, Prezi ou Keynote offrent des formats interactifs et dynamiques. Ils font partie des outils de communication essentiels pour appuyer un discours et renforcer l’impact des messages.

Les banques d’images et de vidéos libres de droits

L’accès à des contenus visuels de qualité est indispensable dans la création de supports de communication. Des plateformes comme Unsplash, Pexels, Pixabay ou Videvo proposent des images et vidéos libres de droits, utilisables gratuitement dans des projets professionnels. Ces banques de ressources sont des outils de communication visuelle précieux pour illustrer une campagne, un site ou une publication sur les réseaux sociaux, tout en respectant les droits d’auteur.

Comment bien choisir ses outils de communication ?

Le choix des outils de communication dépend avant tout des objectifs visés : communication interne, externe, visuelle, digitale ou événementielle. Il est essentiel de prendre en compte la nature du message, le public cible, les canaux de diffusion et les compétences disponibles dans l’équipe. Un bon outil est celui qui répond aux besoins du projet, tout en s’intégrant facilement dans les habitudes de travail. Une veille régulière permet également d’identifier les évolutions technologiques et les nouvelles solutions disponibles.

Quelles études faire pour apprendre à utiliser les outils de communication ?

L’apprentissage des outils de communication s’intègre dans des formations en design graphique, communication visuelle, marketing digital ou audiovisuel. Ces cursus permettent de se familiariser avec les principaux logiciels professionnels, tout en développant des compétences en stratégie, création et gestion de projets. 

Forte de 30 années d’expérience dans le secteur de l’enseignement dans le domaine des arts appliqués, l’ESMA propose une formation en communication digitale disponible en alternance à destination des étudiants qui souhaitent devenir Graphic Designer ou experts dans les métiers du graphisme. La formation convient aussi aux professionnels de la communication qui souhaitent maîtriser les outils de communication visuelle modernes.

A l’issue de la formation, l’étudiant obtient un Titre RNCP de niveau 6 (Bac+3/4). Il peut ensuite s’inscrire à un programme spécialisé pour devenir par la suite web designer par exemple. Ce cursus s’adresse exclusivement aux titulaires d’un certificat ou d’un diplôme reconnu en design graphique ou en communication visuelle.